Referat Organizacyjny

Referat Organizacyjny



Kierownik Referatu: Marta Sowa

Tel: 094-37-34-144

 

e-mail:kadry@bornesulinowo.pl

 

Referat Organizacyjny podlega bezpośrednio Sekretarzowi.

Do podstawowych zadań Referatu Organizacyjnego należy:

 

1. W zakresie organizacji:
1)  nadzór nad stanem organizacji oraz funkcjonowaniem urzędu w zakresie realizacji uchwał rady miejskiej i zarządzeń burmistrza, załatwiania interpelacji i zapytań radnych;
2)  przygotowywanie i rejestrowanie upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez burmistrza;
3)  prowadzenie ewidencji zarządzeń burmistrza;
4)  organizacja załatwiania skarg, wniosków i petycji, prowadzenie rejestru skarg i wniosków, nadzór i koordynacja nad prawidłowym i terminowym załatwianiem skarg, wniosków i petycji w referatach urzędu;
5)  prowadzenie książki kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez jednostki kontroli zewnętrznej oraz nadzorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych;
6)  organizacja praktyk studenckich i uczniowskich w urzędzie;
7)  zapewnienie sprawnej organizacji komórek organizacyjnych urzędu;
8)  ewidencja korespondencji wpływającej i wychodzącej z urzędu, zapewnienie obsługi pocztowej, kurierskiej, oraz roznoszenie korespondencji na terenie gminy;
9)  prowadzenie sekretariatu burmistrza i zastępcy burmistrza;
10) organizacja konferencji, narad oraz posiedzeń burmistrza i zastępcy burmistrza;
11) obsługa techniczno - biurowa sesji i posiedzeń komisji stałych rady miejskiej;
12) zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w sprawowaniu przez nich mandatów w tym w sprawach interwencji;
13) przygotowywanie dokumentacji dla wypłaty diet radnym;
14) organizowanie wyborów ławników sądowych;
15) obsługa kancelaryjna przyjęć interesantów przez burmistrza;
16) ewidencjonowanie interpelacji i wniosków radnych;
17) prowadzenie ewidencji i zbioru uchwał rady miejskiej;
18) organizowanie i koordynowanie prac związanych z przeprowadzeniem wyborów do Parlamentu Europejskiego, do Sejmu RP i Senatu RP, na Prezydenta RP, do organów samorządu terytorialnego, wyborów burmistrza  oraz referendum;
19) prowadzenie rejestru woluminów biblioteki urzędu i archiwum zakładowego;
20) udostępnianie dzienników ustaw, monitorów polskich, aktów prawa miejscowego oraz  prenumeraty czasopism i wydawnictw;
21) nadzorowanie trybu udostępniania w urzędzie informacji publicznej.

2. W zakresie spraw kadrowych:
1)  prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym dyrektorów placówek oświatowych;
2)  przeprowadzanie postępowania konkursowego na wolne stanowiska urzędnicze;
3)  dokonywanie analiz pod kątem racjonalizacji zatrudnienia;
4)  prowadzenie spraw związanych z udzielanymi upoważnieniami i pełnomocnictwami tj. bieżąca ewidencja i ich aktualizacja;
5)  prowadzenie spraw dotyczących doskonalenia pracowników  urzędu;
6)  prowadzenie spraw płacowych, w tym przyznawanie nagród jubileuszowych, dodatków stażowych, funkcyjnych i innych;
7)  prowadzenie ewidencji czasu pracy, zwolnień lekarskich, urlopów;
8)  prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników;
9)  prowadzenie dokumentacji dotyczącej przyznawania ryczałtów i limitów kilometrów dla pracowników urzędu za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych;
10) kontrola nad przestrzeganiem porządku i dyscypliny pracy w urzędzie;
11) organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników, zgodnie z ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz Regulaminem dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników;
12) współudział w określaniu kierunków i metod podnoszenia kwalifikacji przez pracowników;
13) prowadzenie spraw dotyczących organizowania praktyk dla uczniów szkół średnich i wyższych;
14) prowadzenie spraw dotyczących prac interwencyjnych i publicznych na terenie gminy oraz spraw związanych z odbywaniem staży absolwenckich lub przygotowaniem zawodowym, organizacją prac społecznie użytecznych (współpraca z Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w tym zakresie) i dla osób skazanych (współpraca z sądem w tym zakresie);
15) organizowanie pracy osób ukaranych wyrokiem sądu karą ograniczenia wolności;
16) utrzymywanie bieżących kontaktów z Powiatowym Urzędem Pracy w Szczecinku oraz innymi podmiotami, instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz osób dotkniętych bezrobociem;
17) organizowanie dostępu do informacji z zakresu rynku pracy i prawa pracy;
18) przechowywanie akt osobowych.

3. W zakresie obsługi kancelaryjnej:
1)  ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek;
2)  sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie;
3)  wysyłanie korespondencji i przesyłek;
4)  przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.;
5)  udzielanie informacji interesantom, kierowanie ich do właściwych referatów lub na stanowiska pracy oraz łączenie rozmów telefonicznych;
6)  prowadzenie terminarza zajęć burmistrza;
7)  opracowywanie pism według dyspozycji burmistrza, zastępcy i sekretarza;
8)  stwierdzanie zgodności odpisu dokumentów z oryginałem.

4. W zakresie obsługi rady miejskiej:
1)  prowadzenie biura rady miejskiej;
2)  obsługa sesji rady miejskiej oraz posiedzeń komisji stałych i doraźnych;
3)  zawiadamianie radnych i ich zakładów pracy, a także gości o terminie posiedzeń rady miejskiej i komisji problemowych;
4)  przekazywanie radnym niezbędnych materiałów na sesję;
5)  sporządzanie odpisów postanowień, uchwał, wniosków oraz przekazywanie ich zainteresowanym jednostkom;
6)  przygotowywanie uchwał rady miejskiej do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Zachodniopomorskiego i przekazywanie organowi nadzoru;
7)  podejmowanie czynności organizacyjnych związanych ze zwoływaniem zebrań wiejskich;
8)  prowadzenie spraw związanych z wyborami sołtysów, rad sołeckich i rad osiedli;
9)  koordynowanie pracy radnych z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi urzędu;
10) rozliczanie delegacji, diet i kosztów podróży radnych oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
11) prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji rady miejskiej;
12) prowadzenie rejestrów uchwał rady miejskiej, wniosków i opinii komisji, interpelacji i wniosków radnych;
13) publikacja w Biuletynie Informacji Publicznej projektów uchwał, uchwał podjętych przez radę miejską, sprawozdań z posiedzeń rady miejskiej, sprawozdań z działalności Burmistrza Bornego Sulinowa i innych dokumentów wymagających publikacji;
14) wykonywanie innych zadań zleconych przez przewodniczącego rady miejskiej mających na celu sprawne działanie rady.

5. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:
1)  wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem budynkiem i gospodarką lokalami biurowymi;
2)  zabezpieczenie mienia w urzędzie;
3)  zaopatrywanie urzędu w materiały biurowe;
4)  nadzorowanie prac porządkowych w urzędzie;
5)  prowadzenie spraw dotyczących bieżących napraw i konserwacji budynku,  planowanie i realizacja inwestycji i remontów bieżących w budynku urzędu oraz nadzór nad realizacją tych zadań w uzgodnieniu z Referatem Inwestycji;
6)  zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i tablic, prowadzenie gospodarki formularzami i drukami;
7)  prowadzenie spraw związanych z prenumeratą prasy i literatury fachowej;
8)  gospodarka środkami rzeczowymi, zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zaopatrywanie w środki trwałe;
9)  prowadzenie magazynu podręcznego materiałów, środków czystości;
10) obsługa urządzeń wykorzystywanych podczas sesji i narad;
11) obsługa centrali telefonicznej i urządzeń kserograficznych;
12) nadzór nad tablicami ogłoszeń zlokalizowanymi na terenie miasta i gminy Borne Sulinowo.

6. W zakresie prowadzenia Punktu przetwarzania materiałów niejawnych:
1)  realizacja zadań wynikających z planu ochrony informacji niejawnych;
2)  monitorowanie przestrzegania instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych w komórkach organizacyjnych oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ochrony informacji niejawnych;
3)  bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów i kontrola postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne;
4)  udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom do tego upoważnionym posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa według wykazu sporządzonego przez Pełnomocnika ds. ochrony Informacji Niejawnych;
5)  kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów niejawnych;
6)  wykonywanie czynności kancelaryjnych polegających na przyjęciu przesyłek niejawnych do Punktu przetwarzania materiałów niejawnych odpowiednio opakowanych i nienaruszonych, rejestracja w dzienniku korespondencyjnym, przechowywanie, przekazywanie wysyłanie dokumentów zawierających informacje niejawne;
7)  prowadzenie rejestrów: dzienników, książek ewidencyjnych i teczek  korespondencji;
8)  prowadzenie książki doręczeń przesyłek miejscowych i nadanych;
9)  prowadzenie kart zapoznania z dokumentem niejawnym.

7. W zakresie informatyzacji:
1)  realizacja założeń polityki ochrony danych osobowych w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych eksploatowanych w  urzędzie;
2)  zapewnienie ciągłości i sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych;
3)  wdrażanie i rozwój systemów informatycznych urzędu;
4)  zabezpieczenie danych należących do zasobów urzędu, w postaci elektronicznej;
5)  gospodarowanie sprzętem oraz administrowanie sieci komputerowej urzędu;
6)  przygotowanie, przechowywanie dokumentacji oraz licencji i wersji instalacyjnych (systemy operacyjne, aplikacje), rejestrowanie zmian w książce serwera, serwis i obsługa centrali telefonicznej;
7)  w zakresie administrowania systemem ewidencji korespondencji oraz BIP -  prowadzenie rejestru zmian oraz sprawdzanie rejestru zmian pod kątem ewentualnego stwierdzenia nieuprawnionego dostępu do BIP;
8)  współpraca z Referatem Promocji, Turystyki i Komunikacji Społecznej przy tworzeniu i aktualizacji własnej witryny www oraz zarządzanie domeną „bornesulinowo.pl”;
9)  zakładanie nowych użytkowników, przydzielanie uprawnień.

8. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
1)  pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
2)  okresowa ocena stanu bhp;
3)  prowadzenie dokumentacji bhp;
4)  sporządzanie analiz w zakresie przestrzegania przepisów bhp;
5)  dokumentowanie ryzyka zawodowego;
6)  bieżące informowanie burmistrza o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń;
7)  przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy;
8)  opracowanie wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy;
9)  udział w dochodzeniach powypadkowych oraz w opracowaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe i kontrola realizacji tych wniosków oraz prowadzenie rejestrów;
10) współpraca z organami Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz laboratoriami środowiskowymi w zakresie organizowania systematycznych badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych dla zdrowia oraz sposobów ochrony pracowników;
11) prowadzenie szkoleń pracowników urzędu w zakresie bhp.

9. W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
1)  prowadzenie dokumentacji ppoż. urzędu;
2)  udział w opracowaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych w zakresie ochrony przeciwpożarowej urzędu;
3)  obsługa i monitorowanie systemu ppoż. w budynku urzędu oraz kontrolowanie zabezpieczeń budynku urzędu w zakresie ochrony przeciwpożarowej;
4)  współpraca i nadzór w zakresie szkoleń pracowników urzędu na temat ochrony przeciwpożarowej.

10. W pozostałym zakresie:
1)  sporządzanie sprawozdania zbiorczego z działań na rzecz polityki prozdrowotnej realizowanej przez gminne jednostki organizacyjne;
2)  organizacja posiedzeń i obsługa biurowa Rady Społecznej przy Zespole Opieki Zdrowotnej w Bornem Sulinowie;
3)  prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem  tytułu „Honorowego Obywatela Bornego Sulinowa”.

 

1e