Sekretarz

Sekretarz Gminy



Funkcję Sekretarza sprawuje Beata Czarnecka-Herbaczewska.

Tel: 0-94-37-34-126

e-mail: sekretarz@bornesulinowo.pl


Sekretarz zapewnia warunki sprawnego funkcjonowania urzędu oraz organizuje pracę urzędu, w tym zakresie nadzoruje działalność referatów. 

Sekretarz wypełnia obowiązki burmistrza w razie nieobecności burmistrza i zastępcy burmistrza lub niemożności pełnienia przez nich obowiązków z innych powodów.

 

Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

  

1

1)  nadzorowanie i koordynowanie działalności podległych komórek organizacyjnych urzędu;
2)  zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych organom gminy oraz sprawnego funkcjonowania urzędu;
3)  nadzór nad działalnością urzędu z uwzględnieniem zgodności z prawem i zasadami obiegu dokumentów;
4)  przygotowywanie projektu statutu gminy oraz zmian w statucie;
5)  przygotowywanie sprawozdania z działalności burmistrza na sesję rady miejskiej,
6)  nadzór nad opracowaniem projektów aktów wewnętrznych, regulujących zasady działania urzędu i jego komórek organizacyjnych oraz projektów zarządzeń burmistrza;
7)  organizacja i wytyczanie kierunków działania podległych mu komórek organizacyjnych urzędu;
8)  nadzór nad przestrzeganiem statutu gminy, regulaminu organizacyjnego oraz innych aktów wewnętrznych obowiązujących w urzędzie;
9)  nadzór nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków przez komórki organizacyjne urzędu oraz opracowywanie w tej mierze zbiorczych analiz;
10) opracowywanie okresowych analiz i ocen załatwiania spraw obywateli w urzędzie, w tym skarg i wniosków wpływających do urzędu oraz przedstawiania ich burmistrzowi;
11) nadzorowanie terminowości załatwiania spraw w urzędzie, w tym: pilnowanie terminowości przygotowania projektów uchwał oraz materiałów na posiedzenia rady miejskiej i komisji rady miejskiej, wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w imieniu burmistrza w ramach odrębnego upoważnienia;
12) kontrola dyscypliny pracy w czasie godzin pracy oraz wykonywania przez pracowników obowiązków pracowniczych;
13) prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych i spółek gminy;
14) prowadzenie ewidencji i zbioru statutów i regulaminów gminnych jednostek organizacyjnych;
15) sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem rejestrów i zbiorów prawa miejscowego;
16) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie gminy;
17) stworzenie możliwości korzystania przez pracowników z obsługi prawnej;
18) wykonywanie czynności urzędnika wyborczego;
19) przygotowywanie zakresów czynności i odpowiedzialności dla kierowników komórek organizacyjnych oraz zatwierdzanie zakresów czynności dla pracowników im podległych oraz samodzielnych stanowisk pracy;
20) inspirowanie usprawnień i wdrażanie nowoczesnych metod organizacji pracy w urzędzie;
21) nadzorowanie przestrzegania w urzędzie instrukcji kancelaryjnej;
22) dekretowanie korespondencji wpływającej do urzędu;
23) dbanie o wygląd budynku urzędu i jego otoczenie;
24) organizowanie współdziałania urzędu z sołectwami, radami osiedli, jednostkami organizacyjnymi gminy oraz sąsiednimi gminami;
25) koordynowanie prac związanych z wyborami w gminie i przeprowadzaniem konsultacji z mieszkańcami gminy;
26) prowadzenie spraw gminy powierzonych przez burmistrza;
27) uczestnictwo w obradach rady miejskiej;
28) nadzór nad prowadzeniem kontroli zarządczej w urzędzie zgodnie z wydanymi zarządzeniami burmistrza, w tym:
    a)    realizacja zadań kontroli wewnętrznej zapewniającej programowanie zakresu i harmonogramów kontroli, przeprowadzanie analizy ryzyka, ustalanie stanu faktycznego zgodnie z metodologią przyjęta w kontroli zarządczej, formułowanie oceny i zaleceń dotyczących stanu kontroli zarządczej w obszarach objętych kontrolą;
    b)    prowadzenie identyfikacji i analizy ryzyk, wpływających na realizację celów oraz bieżące funkcjonowanie i stan zasobów dla potrzeb planowania długoterminowego (rocznego i wieloletniego);
    c)    realizacja czynności sprawdzających i dokonywanie oceny działań jednostki podjętych w ramach realizacji zaleceń kontrolnych w celu usprawnienia kontroli zarządczej;
    d)    sporządzanie rocznych planów kontroli zarządczej oraz sprawozdań z wykonania tych planów;
    e)    przygotowanie dla kierownika jednostki zbiorczej informacji i ocen dotyczących stanu, istotnych ryzyk i proponowanych usprawnień kontroli zarządczej;
    f)    dokumentowanie czynności i zdarzeń mających istotne znaczenie dla prowadzenia kontroli zarządczej;
    g)    podnoszenie jakości działań mających na celu ciągłe podnoszenie jakości kontroli zarządczej.
29) przestrzeganie oraz egzekwowanie zasad ochrony danych osobowych określonych w przepisach prawa oraz w Polityce ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Bornem Sulinowie;
30) nadzór nad przygotowywaniem zgłoszeń zbiorów danych do rejestracji Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w tym również  zmian w zbiorach już zarejestrowanych;
31) sprawowanie nadzoru nad Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Bornem Sulinowie.